Інформуємо вас про те, що відповідно до частини шостої статті 5 Закону України «Про звернення громадян» письмове звернення надсилається поштою або передається громадянином до відповідного органу, установи особисто чи через уповноважену ним особу, повноваження якої оформлені відповідно до законодавства. Письмове звернення також може бути надіслане з використанням мережі Інтернет, засобів електронного зв’язку (електронне звернення). Отже, електронне звернення є різновидом письмового звернення.
Водночас звертаємо вашу увагу на те, що згідно з частиною сьомою статті 5 Закону України «Про звернення громадян» у зверненні громадянина має бути зазначено прізвище, ім’я, по батькові, місце проживання громадянина, викладено суть порушеного питання, зауваження, пропозиції, заяви чи скарги, прохання чи вимоги. Письмове звернення повинно бути підписано заявником (заявниками) із зазначенням дати*. В електронному зверненні також має бути зазначено електронну поштову адресу, на яку заявнику може бути надіслано відповідь, або відомості про інші засоби зв’язку з ним. Застосування електронного цифрового підпису при надісланні електронного звернення не вимагається.
* відповідно до визначення, наведеного в Юридичній енциклопедії, підпис визначається як «графіч. начерк, який означає особу його виконавця і здійснюється нею з метою посвідчення документа або підтвердження відомостей, що містяться у док-ті й свідчать про певне відношення до них того, хто розписується» (Юридична енциклопедія; В 6 т./ Редкол.: Ю70 Ю.С. Шемшученко (голова редкол.) та ін. – К.: «Укр. енцикл.», 1998. ISBN 966-7492-00-1), а згідно з Великим тлумачним словником української мови підпис – це «прізвище або ініціали, написані власноручно під текстом, малюнком, картиною і т. ін., як свідчення авторства або потвердження чого-небудь» (7-е видання: Великий тлумачний словник української мови (з Дод., допов. На CD)/Уклад. і голов. Ред. В.Т. Бусел – К.: Ірпінь: ВТФ «Перун», 2009 – 1736 с.: іл. – ISBN 966-569-013-2).
З урахуванням викладеного підпис громадянина в електронному зверненні може бути відсканованим, сфотографованим тощо. Звичайно опрацьовуються електронні звернення громадян, підписані з застосуванням електронного цифрового підпису.
Звернення, оформлене без дотримання вищезазначених вимог, будуть вважатися анонімними та розгляду не підлягатиме.